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有一種荒廢 叫做“每天都有開不完的會”

內容詳情


收件箱又來了一個會議邀請。
這個會議將占據你日程表中為數不多的一個空檔,這個會議將與你其他的工作安排相沖突……不管什么原因,你都必須學會對那些“可以開可以不開的會”說不。
你的第一個挑戰,就是要決定拒絕參加哪些會議。必要的原則,將會帶來長遠的益處。因此,你需要建立一套標準來決定參加還是拒絕會議,同時還要始終堅持標準。
1. 首先,你要評估會議的價值。
這次會議是否關于某些重要、緊急或有價值的事項?是否有明確的目的和清晰的議程?是否提前提供了相關背景資料?相關人員是否都已經被邀請,從而可以保證會議取得實質性進展?  
如果會議邀請中沒有明確指出此次會議的價值,那么你在決定是否參會之前,不妨先以一些開放式的問題回應:  
“可否提供關于會議議程的其它信息?”  
“在這個問題上,我們正處于決策過程的哪個階段?”  
“我應該如何為這次討論做準備?”  
2. 如果這次會議明顯具有價值的話,那么你的下一個問題,就是你是否是參加會議的正確人選。
會議議題是否在你的職責范圍之內?你是否具備推動此次會議討論的相關專業知識?對于這次會議所要做的決定,你是否資歷太高或是資歷不足?  
如果你質疑自己被邀請的原因,那么就要與會議組織者溝通,然后再做出回應:  
“你希望我如何推進此次會議?”  
“我的部門還有誰會參加?”  
“我是代表哪一方參加會議?”  
3. 最后,如果你確信這次會議具有價值,而你又能夠有所貢獻,那么就要決定這次會議是否屬于你的優先項。
會議的議題對你的職責來說有多重要?與其他緊急事項相比,它處于何種位置?會議非得由你參加嗎,有沒有人能夠代替你?  
如果一個會議邀請不能符合以上三則標準中的任何一則,那么你就直接拒絕吧。  
不過,在拒絕方式上,千萬要謹慎行事。即使你不能參加會議,也要讓會議組織者感受到你的團隊精神,明白你盡了最大努力配合。以下有幾個選擇可以參考:  
— 我能阻止這次會議嗎?  
如果你真的認為這次會議沒有意義,違反了會議標準中的第一條,那么你最好花些時間與組織者交流你的顧慮。會議邀請人可能會反駁你的想法,但更大的可能是,你的行為帶來了兩種正向結果:會議要么得到了更好的定位,要么被取消了。  
你可以試試以下做法:  
“會議內容很有意思。但是根據今年的工作安排,目前我們還不能高效優質地討論這個議題。你看可不可以這樣,咱們先將這次會議延后,等工作團隊取得多一些進展,咱們再坐下來一起討論?”  
“我很期待對這個問題進行討論,但是根據會議邀請的郵件,發現產品團隊并不會參與此次會議。我想沒有他們的參與,咱們無法做出任何決定。”  
“這次開會的主要目的好像是為了告知信息。要是這樣的話,能否把信息概要直接發給大家而不必召開會議?”  
— 我能推薦另一個人參加嗎?  
如果這次會議真的很重要,但由于你并不是參會的正確人選,從而違反了會議標準的第二條,那么你可以試著推薦另一個人。記得要花些心思找出正確人選,這樣才不會讓你看起來是在推卸責任。  
你可以試著提出以下建議:  
“你邀請我參與討論,我真的很榮幸,但是我確實不是討論這一議題的合適人選。我想了一下,覺得 Pat 在這方面會更資深一些,也許你應該邀請他而不是我?”  
“這是一項決策會議,我們團隊應該由我們的經理來代表。”  
“謝謝你邀請我參加會議,但我確實已經有了其他工作安排,如果可以的話,我想請Jose 代表我參加。”  
— 我能提前分享觀點嗎?  
如果這次會議違反了第三條標準(這次會議很重要,而且你也能夠帶來獨特價值,但就是與你的日程和優先事項相沖突),那么你就有了預先作出貢獻的機會。你可以花點時間做些準備,然后向主要領導或者其他合適的參會者分享你的看法與建議,這樣一來就會比參加整場會議更有效率。  
你可以對會議組織者如此回應:  
“這次會議很重要。雖然我不能參加,但是我會提前分享我的想法,到時候開會時也能有所參考。”  
“我很抱歉不能參加會議,不過我可以提前準備,可否在會議上代我分享觀點?”  
— 我能只參加部分會議嗎?  
如果只是部分會議議程符合三項會議標準,其他議程都有所違背,那么你就可以選擇只參加部分會議。  
你可以選擇以下說法回應:  
“謝謝你的邀請,參與品牌重塑的討論對我來說很重要。但是由于確實有其他事情急著處理,所以等這個議程結束后,我就要失陪了。”  
“我們能不能將品牌重塑的討論挪到會議議程的第一項?我不能參加整個會議,但是很想對品牌重塑的討論有所貢獻。”  
總之,不管你做出什么選擇,你都是在做三件事:  
第一,向對方表明你很珍視自己的時間;  
第二,告知對方不能參會的具體原因,從而獲得諒解;  
第三,嘗試滿足對方的需求,盡管你采用的方式和他們的預期方式有所不同。  
剛開始,你可能會對拒絕開會非常不習慣,不過那些一周開會35個小時、忙得焦頭爛額的人,一定能夠立即體會到其中的價值。  
不過需要提醒的是,當別人拒絕你的會議邀請的時候,千萬別忘了表現出同樣的禮貌。(歐明謂 |譯  馬雪梅 |校)  
麗恩·戴維(Liane Davey)是 3COze Inc.  的聯合創始人。  
來源:哈佛商業評論 作者:作者:麗恩·戴維(Liane Davey)

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